1. Responsable y marco aplicable
Olthany actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados mediante este sitio y Olthany Manager, dentro del alcance de sus servicios.
El tratamiento se realiza conforme a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones aplicables sobre protección de datos personales.
2. Principios de tratamiento
Olthany procura aplicar los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Los datos se solicitan únicamente cuando existe una finalidad relacionada con la atención, operación, seguridad o cumplimiento de obligaciones aplicables.
3. Información que puede tratarse
Dependiendo de la relación con Olthany, pueden tratarse datos de identificación y contacto, información del equipo, solicitudes de servicio, cotizaciones, órdenes, facturas, pagos, comunicaciones, datos necesarios para el portal y registros técnicos de seguridad.
En los formularios públicos pueden solicitarse nombre, teléfono, WhatsApp, correo electrónico, tipo de equipo, servicio requerido, medio de contacto preferido y descripción del caso. Para protección contra abuso, la dirección IP y el contexto técnico del navegador se pseudonimizan mediante funciones criptográficas antes de almacenarse en las solicitudes públicas.
4. Datos sensibles y credenciales
No se solicitan datos sensibles a través de los formularios públicos. Tampoco deben enviarse contraseñas, claves bancarias, números completos de tarjetas, documentos privados ni credenciales de terceros por estos formularios. Si una credencial técnica resulta indispensable para un servicio autorizado, debe gestionarse únicamente mediante el flujo protegido previsto en Olthany Manager y con acceso restringido.
5. Finalidades
Los datos pueden utilizarse para recibir y responder solicitudes; diagnosticar y prestar servicios técnicos; preparar cotizaciones, órdenes, facturas y registros operativos; habilitar y proteger el portal del cliente; gestionar pagos y obligaciones contractuales; mantener trazabilidad y auditoría; prevenir fraude, abuso o accesos no autorizados; atender derechos de los titulares; respaldar información necesaria para continuidad operativa; y cumplir obligaciones legales o requerimientos de autoridad competente.
Los datos no se utilizarán para finalidades materialmente incompatibles con las informadas sin contar con una base jurídica o autorización adicional cuando sea requerida.
6. Autorización y evidencia
Cuando la ley exige autorización, esta se solicita de forma previa e informada. Las solicitudes públicas registradas bajo la versión actual conservan evidencia técnica de la versión de esta política, la versión de los términos y la fecha de aceptación, sin almacenar el texto de la contraseña, credenciales ni información secreta en esa evidencia.
7. Encargados, proveedores y transferencias
Olthany puede apoyarse en proveedores tecnológicos estrictamente necesarios para alojamiento, infraestructura, respaldo, mensajería u otras funciones operativas. Cuando un tercero trate datos por cuenta de Olthany, deberá hacerlo bajo instrucciones y medidas razonables de confidencialidad y seguridad. No se autoriza la venta de datos personales.
Si en el futuro se realizan transmisiones o transferencias internacionales de datos, se aplicarán las reglas colombianas correspondientes y se actualizará esta política cuando el cambio sea material.
8. Seguridad y acceso
Olthany Manager aplica controles de autenticación, permisos por rol, alcance por cliente, CSRF, controles de origen, sesiones endurecidas, auditoría, cifrado de credenciales técnicas, protección de archivos, respaldos y verificaciones de seguridad. Ningún sistema puede garantizar riesgo cero; por ello los controles se revisan y fortalecen de forma continua.
El acceso administrativo a datos personales se limita a funciones autorizadas. Las credenciales sensibles no deben incorporarse a logs, metadatos de auditoría ni formularios públicos.
9. Conservación y eliminación
Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que justificó su tratamiento, atender garantías, obligaciones contractuales, contables, fiscales, probatorias, de seguridad o legales, y defender derechos cuando corresponda. Cumplidas esas finalidades, los datos deben eliminarse, anonimizarse o someterse a revisión de conservación, salvo que exista un deber legal o contractual que exija mantenerlos.
10. Menores de edad
El sitio y los servicios no están dirigidos a recolectar deliberadamente datos de niños, niñas o adolescentes. Si un servicio involucra información de un menor, deberá intervenir su representante y se aplicará la protección reforzada prevista por la ley colombiana.
11. Derechos de los titulares
El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización cuando corresponda; ser informado sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite previo aplicable; revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda; y acceder gratuitamente a sus datos en los términos legales.
12. Consultas y reclamos
Las solicitudes deben permitir verificar razonablemente la identidad del titular o la legitimación de quien actúe en su nombre e indicar con claridad lo solicitado. Las consultas se atenderán dentro de los términos previstos en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y los reclamos dentro de los términos del artículo 15 de la misma ley, incluidos los plazos adicionales legalmente permitidos cuando no sea posible responder dentro del término inicial.
Las solicitudes relacionadas con datos personales pueden presentarse mediante los canales de contacto publicados por Olthany. El canal utilizado debe permitir conservar evidencia de la solicitud y de la respuesta.
13. Incidentes de seguridad
Ante un incidente que pueda comprometer datos personales, Olthany debe contener y documentar el evento, evaluar su impacto, preservar evidencia técnica y efectuar las comunicaciones o reportes exigibles a titulares o autoridades cuando la normativa aplicable lo requiera.
14. Cambios de esta política
Las modificaciones materiales se publicarán con una nueva versión o fecha de vigencia. Cuando el cambio requiera una nueva autorización, esta se solicitará antes de aplicar la nueva finalidad al titular correspondiente.